Rappresentante fiscale, cos’è?

È un intermediario amministrativo. Può anche essere considerato responsabile congiuntamente e in solido per il debito fiscale del soggetto passivo non residente. Questo viene stabilito nella Direttiva IVA, soprattutto per i soggetti non residenti, e in particolare per quelli stabiliti al di fuori dell’Unione europea:
Art. 143 a): esenzioni
Artt. 197, 2) e 204, 1): debitore dell’imposta ai fini IVA
Articolo 226: contenuto delle fatture

In conclusione, a meno che una società non avente sede nell’UE effettui solo operazioni in regime di deposito doganale o di zona franca, sarà tenuta a nominare un rappresentante fiscale. Infine, alcuni Stati membri esonerano le società stabilite in un altro Stato con il quale esistano strumenti di collaborazione amministrativa.

Quando la nomina del rappresentante fiscale non è obbligatoria per le società la cui sede principale è nell’UE, si chiama rappresentanza volontaria. Si riferisce a fornitori che offrono servizi di rappresentanza fiscale come agenti fiscali, agenti pagatori, rappresentanti fiscali ai fini IVA. In pratica, la maggior parte dei clienti dei rappresentanti fiscali ha sede in Europa: in alcuni Stati membri rappresentano una notevole comodità, principalmente per il fatto di non doversi muovere di persona.

Rappresentante fiscale, a cosa serve?

Soggetti non residenti obbligati a presentare dichiarazioni periodiche

In termini concreti, i compiti di un rappresentante fiscale sono quelli di onorare le obbligazioni di una società avente sede in un altro paese e di fungere da contatto locale designato presso le amministrazioni fiscali, statistiche e doganali. Il rappresentante fiscale può quindi occuparsi di tutte le attuazioni per conto di una società non residente:

• aprire una partita IVA, presentare dichiarazioni periodiche e domandare deduzioni;
• presentare richieste di rimborso;
• presentare dichiarazioni e le autoliquidazioni ai fini IVA;
• presentare dichiarazioni INTRASTAT/DEB (Dichiarazione di scambio di beni in Francia);
• presentare dichiarazioni annuali riassuntive
• presentare dichiarazioni ECSL (elenchi riepilogativi cessioni intracomunitarie)/DES (dichiarazione di scambio di servizi in Francia)
• mantenere aggiornati e a disposizione delle autorità finanziarie i libri IVA e i registri delle operazioni esenti IVA.

Per rimborsi IVA applicabili a soggetti non residenti (tredicesima direttiva del Consiglio 86/560/CEE)

Ogni Stato membro stabilisce i propri requisiti sostanziali e formali:

• termini per la presentazione di domande;
• formato dei documenti allegati e condizioni di validità delle ricevute;
• soglia minima per l’allegazione obbligatoria di determinati documenti giustificativi;
• tassi di restituzioni per categoria.

Chi può essere nominato rappresentante fiscale?

Una società non residente può designare liberamente il proprio rappresentante fiscale tra i soggetti passivi stabiliti nello Stato membro (e quindi già debitamente identificati come tali dalle autorità fiscali). Questo rappresentante deve inoltre essere specificamente approvato in alcuni Stati membri. Può quindi agire come rappresentante fiscale un cliente o un fornitore locale, una filiale di una società estera o una società specializzata in questo tipo di servizi.

Rappresentante fiscale: procedura di designazione

Una volta che il soggetto non residente decide di nominare un fornitore di servizi fiscali, la designazione deve essere depositata per iscritto, PRIMA dell’avvio delle operazioni.
La designazione essere firmata da una persona munita di procura ad agire a nome della società (legale rappresentante).
Sono obbligatorie le seguenti indicazioni:

• denominazione e sede legale della società estera;
• nome e indirizzo del rappresentante fiscale;
• accettazione esplicita della designazione da parte del rappresentante fiscale con la data di entrata in vigore;
• impegno scritto del rappresentante fiscale ad espletare le formalità per conto della società estera;
• impegno scritto del rappresentante fiscale ad assolvere l’IVA dovuta;

La richiesta deve essere inviata all’autorità competente dal rappresentante fiscale.

Come scegliere il vostro rappresentante fiscale?

• Deve poter dimostrare una profonda conoscenza della fiscalità applicabile a soggetti non residenti o almeno di avere maturato un’ampia esperienza nel settore.
• Deve disporre di strumenti informatici per garantire la tenuta della contabilità delle operazioni. I migliori fornitori di servizi dispongono anche di strumenti di automazione ed elaborazione dei vostri dati: estrazioni, verifiche, dichiarazioni, confronti, ecc.
• Nel 2019, i rappresentanti fiscali devono fornire accesso alle cartelle in cui si trovano le dichiarazioni, per esempio.
• Questa disponibilità è importante perché aiuta a evitare problemi: finanza, fiscalità e tesoreria sono aspetti strategici per le imprese.
• Deve essere in grado di proporre alternative: un rappresentante fiscale esperto va al di là della semplice presentazione delle dichiarazioni IVA, può darvi accesso ad ogni genere di agevolazioni e semplificazioni (procedure doganali, regimi economici, triangolazioni, immissione per libera circolazione in cessioni intracomunitarie).
• Affinità: questo punto potrebbe sembrare superficiale, ma è importante perché il rappresentante fiscale è letteralmente obbligato nei confronti del soggetto non residente, ben oltre una mera prestazione di servizio.

La trasparenza deve essere garantita da entrambe le parti per consentire la fluidità degli scambi di dati e informazioni e una proficua collaborazione a lungo termine.