¿Qué es un representante fiscal?

Es un intermediario administrativo. También puede ser responsable solidario de la deuda fiscal del no residente. Esto aparece en la normativa europea sobre el IVA, principalmente para los no residentes y, en concreto, para los establecidos fuera de la Unión Europea:
Artículo143 (2) (a): exenciones
Artículo 197, (2) y 204, (1): deudor del impuesto
Artículo 226: Contenido de las facturas

En conclusión, a menos que la empresa no perteneciente a la UE realice sólo operaciones aduaneras o de zona franca, tendrá que nombrar a un representante fiscal. Por último, algunos Estados miembros eximen a las empresas establecidas en un Estado con el que existen instrumentos de colaboración administrativa.

Cuando el nombramiento no es obligatorio para las empresas con sede en la UE, se denomina representación voluntaria. Entre los proveedores que ofrecen servicios en torno a la representación fiscal encontramos nombres como agente fiscal, agente de impuestos, representante del IVA. En la práctica, la mayoría de los clientes de los representantes fiscales se encuentran en Europa: ofrecen, en algunos Estados miembros, una comodidad considerable, empezando por el hecho de no tener que desplazarse en persona.

¿Para qué sirve el representante fiscal?

No residentes responsables de las declaraciones periódicas

Concretamente, las tareas de un representante fiscal son las de honrar las obligaciones de una empresa con sede en otro país y ser un contacto local, ya conocido por las administraciones fiscales, estadísticas y aduaneras. El representante fiscal puede, por lo tanto, encargarse de todos los pasos en nombre de una empresa no residente:

• obtención de una identificación fiscal y activación de las declaraciones periódicas y el derecho a la deducción
• seguimiento de las solicitudes de deducción
• presentación de las declaraciones de autoliquidación del IVA
• declaración intrastat/DEB
• preparación del resumen anual
• declaración ECSL/DES
• mantener actualizados y a disposición de las autoridades los diarios del IVA y las transacciones exentas

Para las devoluciones de IVA aplicables a personas no responsables (13ª Directiva – 86/560/CEE)

Cada Estado miembro establece sus propias condiciones sustantivas y formales:

• plazo para la presentación de la solicitud
• documentos adjuntos; formato y condiciones de validez de los recibos
• umbral mínimo para adjuntar determinados documentos justificativos
• tasas de reembolso por categoría

¿Quién puede ser un representante fiscal?

La empresa no residente puede designar libremente a su representante fiscal entre los sujetos pasivos establecidos en el Estado miembro (y, por tanto, ya debidamente identificados como tales por las autoridades fiscales). Este representante también debe estar específicamente autorizado en determinados Estados miembros. Por lo tanto, puede actuar como representante fiscal un cliente o proveedor local, una filial de la empresa extranjera, o una empresa especializada en este tipo de servicios.

Representante fiscal: procedimiento de nombramiento

Una vez que el no residente decide nombrar un proveedor de servicios fiscales, el nombramiento debe presentarse por escrito, ANTES de las primeras transacciones.
Debe firmarse por una persona que esté capacitada para actuar en nombre de la empresa (representante legal).
Las siguientes indicaciones son obligatorias:

• Nombre y dirección de la empresa extranjera
• Nombre y dirección del representante fiscal;
• Aceptación explícita de la designación por parte del representante con fecha efectiva;
• Compromiso del representante de completar las formalidades para la empresa extranjera
• Compromiso del representante de pagar el IVA que corresponda;

El representante fiscal debe enviar la solicitud a la autoridad competente.

¿Cómo elegir un representante fiscal?

• debe ser capaz de demostrar que tiene conocimientos sobre la fiscalidad de los no residentes o al menos tener experiencia previa.
• debe disponer de una herramienta informática para garantizar la contabilidad de las transacciones ad hoc. Los mejores representantes también disponen de herramientas para automatizar y tratar los datos: extracciones, verificaciones, declaraciones, comparaciones, etc.
• En 2019, los representantes fiscales deben poder facilitar el acceso a las carpetas donde se encuentran las declaraciones, por ejemplo:
• la disponibilidad es importante porque ayuda a evitar la frustración: las finanzas y la tesorería son aspectos estratégicos de la actividad comercial
• propuesta de alternativas: un representante fiscal experimentado más allá del simple IVA puede dar acceso a verdaderas simplificaciones (procedimientos aduaneros, regímenes económicos, triangulaciones, despacho a libre práctica en entrega intracomunitaria).
• afinidad: este punto puede parecer superficial, pero es importante porque cuando el representante fiscal es obligatorio, este se compromete literalmente con el no residente, mucho más allá de una mera prestación de servicios.

Debe haber transparencia por ambas partes para permitir intercambios fluidos y una sana colaboración a largo plazo.